Blog

Zapytanie ofertowe

2024.03.25

ZAPYTANIE OFERTOWE 1/03/2024

 

  1. ZAMAWIAJĄCY

PURE LIFE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa

  1. Warszawska 42,

16-070 Choroszcz

NIP: 9662119851

 

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Kod i nazwa CPV:

72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

30200000-1 Urządzenia komputerowe

80500000-9 Usługi szkoleniowe.

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa oraz dostawa niezbędnego sprzętu komputerowego a także przeprowadzenia szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa. Zamówienie składa się z trzech części.

Część I – Oprogramowanie

W naszej codziennej działalności spotykamy się z wyzwaniami wynikającymi z ręcznego przetwarzania danych i zarządzania informacjami. Manualne wprowadzanie danych do różnych niezintegrowanych systemów na etapach: przyjęcia zamówienia, przekazywania informacji do magazynu, wystawiania dokumentów przyjęcia i wydania magazynowego, wystawiania faktur i paragonów, nadawania paczek, ręczne rozliczanie należności i prowadzenie rozrachunków z Kontrahentami, powoduje nie tylko wydłużenie procesu realizacji zamówień, ale także dużo błędów na różnych etapach i wpływa na nieefektywność pracy, a także negatywne relacje z klientem. Brak automatyzacji znacząco obciąża nasz zespół i ogranicza możliwości skalowania działalności. W obliczu rosnącej konkurencji, kluczowe stało się zatem wprowadzenie rozwiązań cyfrowych, które usprawnią te procesy, zapewniając szybszą i bardziej precyzyjną obsługę oraz lepszą kontrolę nad operacjami biznesowymi.

 

Potrzebne funkcjonalności systemu:

Handel i magazyn:

  • Prowadzenie kartotek produktów (m.in. nazwa, kod kreskowy (EAN), kod celny, kategorie, cena sprzedaży, koszt zakupu, stan magazynowy realny i rezerwacji);
  • Tworzenie kompletów i zestawów produktów;
  • Tworzenie cenników przypisanych do grup klientów;
  • Integracja systemu ze sklepem internetowym działającym na WordPress w Woocommerce: zamówienia pojawiają się automatycznie w systemie; tworzony jest profil klienta w systemie po złożeniu zamówienia na stronie sklepu; możliwość integracji z elektronicznymi płatnościami (np. Przelewy24);
  • Tworzenie zamówień przyjętych telefonicznie lub mailowo bezpośrednio w systemie;
  • Automatyczne rezerwowanie towaru pod zamówienia;
  • Możliwość grupowania zamówień według wybranych kryteriów (źródło zamówienia, grupy kontrahentów, termin realizacji, rodzaj dokumentu (faktura/paragon));
  • Ustalenie statusów zamówienia dostosowanych do procesów w firmie i ich zmiany według ustalonych reguł;
  • Automatyczne mailowe powiadomienia klienta o statusach zamówienia;
  • Kontrolę stanów magazynowych, możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji, spis z natury, bilans handlowy towaru, zestawienie według dostaw, historia towaru;
  • Generowanie dokumentów magazynowych – wydania i przyjęcia zewnętrzne, rozchody i przyjęcia wewnętrzne, przesunięcia międzymagazynowe;
  • Generowanie listy zamówień ze wskazaniem pozycji towarowych;
  • Możliwość wystawiania faktury sprzedaży, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, paragony, faktury zakupu, faktury korygujące;
  • Możliwość wystawiania faktur w różnych walutach;
  • Ustawienia masowej i indywidualnej wysyłki dowodów zakupu (paragonów i faktur) do klientów;
  • Powiązanie wszystkich dokumentów z klientem oraz zamówieniem;
  • Pełna integracja z kurierami (m.in. kurier InPost, InPost Paczkomaty, FedEx)
  • Integracja z bankami w celu zautomatyzowania rozrachunków (import wpłat do systemu i powiązanie z należnościami);
  • Rejestry kasowo-bankowe w PLN i walutach obcych;
  • Współpraca z urządzeniami takimi jak: drukarki fiskalne (w tym online), drukarki etykiet kurierskich;

 

CRM:

  • Zarządzanie bazą kontaktów (łatwe przeszukiwanie bazy);
  • Łatwe filtrowanie i segmentację klientów na podstawie różnych kryteriów (typ klienta – obowiązkowo, dodatkowo np. akcje marketingowe, województwa, inne tagi);
  • Ręczne dodawanie profilu klienta z funkcją automatycznego zaciągania danych z GUS po wpisaniu NIP;
  • Rejestrację kontaktów z klientami (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, itd.);
  • Harmonogramowanie zadań i rejestrację wykonanych czynności;
  • Automatyczne generowanie przypomnień do zadań;
  • Historia zamówień klienta;
  • Masowa wysyłka SMS-ów do klientów;
  • Automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail informujących kontrahentów o nieuregulowanych płatnościach (windykacja);

Raporty:

  • Analizy zarządcze, generator raportów MS Excel oraz PDF;
  • Przedstawienie raportów oparte na wykresach kołowych, słupkowych;
  • Możliwość filtrowania danych z predefiniowanych filtrów;
  • Możliwość stworzenia niestandardowych reguł ze wszystkich dostępnych pól z danego formularza/kartoteki (np. analiza sprzedaży wg. grup klientów/miast/województw za wybrany okres, ranking kontrahentów, ranking produktów itp.);
  • Możliwość stworzenia niestandardowego grupowania ze wszystkich dostępnych pól z danego formularza/kartoteki;
  • Możliwość sortowania danych;
  • Możliwość dodawania dodatkowych kolumn w widokach (z dostępnej listy);

 

Dodatkowo:

  • Nadawanie i ograniczanie uprawnień wybranym użytkownikom;
  • Dostęp dla każdego użytkownika z różnych lokalizacji;
  • Obsługę firmowej skrzynki pocztowej (email/poczta elektroniczna);
  • Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych;

 

Cześć II – Sprzęt komputerowy

Wraz z opracowaniem i wdrożeniem systemu opisanego w części I, Wykonawca dostarczy niezbędny sprzęt dla pracowników Zamawiającego, pozwalający na uruchomienie systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa i sprawne wykorzystywanie go przez firmę.

Lista sprzętu:

– drukarka fiskalna online – 1 sztuka, (Drukarka fiskalna Thermal XL2 online wyświetlacz chorągiewka 57mm ETH)

– laptop – 2 sztuki, (Notebook Dell Vostro 15 15.6″FHD i5-1235U/16GB/512GB Win11Pro)

– komputer z ekranem dotykowym – 1 sztuka, (PC Dell Vostro 3710 SFF i5-12400/16GB/512GB Win11Pro + Monitor Dell P2424HT 23.8″ Touch FHD/16:9/HDMI/DP/USBC/RJ45)

– drukarka laserowa – 1 sztuka (HP LaserJet Pro 4002dw);

Oferta powinna zawierać wszelkie koszty związane z dostawą i instalacją sprzętu. Wszystkie nazwy własne użyte w zapytaniu należy traktować jako przykładowe i można zastosować rozwiązania równoważne (nie mogą mieć niższych parametrów niż wskazane w zapytaniu). Podzespoły wymienione w zapytaniu nie są obligatoryjne do zastosowania.

 

Część III – Szkolenie

Po wdrożeniu oprogramowania, Wykonawca przeszkoli personel Zamawiającego w zakresie obsługi oprogramowania oraz dodatkowo w zakresie zwiększenia bezpieczeństwa cyfrowego. Szkolenie odbędzie się w siedzibie Zamawiającego.

 

Oferta powinna być ważna nie krócej niż 90 dni od daty złożenia.  

 

Termin realizacji zamówienia nie może być dłuższy niż 11 miesięcy.

 

3. Kryteria oceny oferty wraz z określeniem wag punktowych/ procentowych przypisanych do każdego z kryteriów:

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:

– Cena netto – 100%

 

4. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie kryterium oceny oferty:

 

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:

 

Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (K) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

 

K = (Cn/Co) x 100

 

gdzie:

Cn – najniższa zaproponowana cena netto

Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie

K – liczba punktów przyznana danej ofercie

 

Wartości punktowe zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

 

5. Termin składania ofert

  1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres: PURE LIFE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa ul. Warszawska 42, 16-070 Choroszcz lub przesłać e-mailem na adres: anna.wasilewska@genata.biz
  2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 02.04.2024 r., o godzinie 1000.
  3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: PURE LIFE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa ul. Warszawska 42, 16-070 Choroszcz.
  4. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i zgodna z opisem przedmiotu zamówienia.
  5. Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
  6. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  7. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.

 

6. Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

 

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru a Oferentem, polegające w szczególności na:

  1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  2. b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
  3. c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

 

7. Informacja na temat wymagań dla oferentów

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

8. Dodatkowe informacje i wymagania zamawiającego

  1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych.
  2. Po rozstrzygnięciu postępowania jego wyniki zostaną upublicznione.
  3. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy/złożenia zamówienia.
  4. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
  5. Zamawiający może odstąpić lub unieważnić postępowanie w każdej chwili bez podania przyczyny.

 

9. Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

 

  1. Udzielenia zamówienia wymaga podpisania umowy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.
  2. Nie przewiduje się możliwości wydłużenia terminu realizacji umowy.

 

10. Dane osoby upoważnionej do kontaktów w sprawie zamówienia

 

Anna Wasilewska, telefon: 734 135 361, anna.wasilewska@genata.biz

 

11. Załącznik nr 1: Formularz oferty

 

Na podstawie przeprowadzonej oceny wybrano ofertę złożoną przez Przedsiębiorstwo Wdrażania Technik Komputerowych „ATLAS” A. Kozakiewicz, B. Kot Spółka Jawna, al. 1000-lecia Państwa Polskiego 4, 15-111 Białystok, jako najkorzystniejszą w kryterium najniższa cena. Wartość oferty 115 540,00 zł netto. 

Pliki do pobrania